Ausgabe 02/2019
Arbeitsrecht: Urlaubsplanung

Der Urlaub ist für viele die schönste Zeit des Jahres. Doch die Verteilung der freien Tage unter den Kollegen birgt ein hohes Konfliktpotenzial. Diese Rechte haben Sie bei der Urlaubsplanung.

In vielen Betrieben und Büros steht am Jahresanfang das große Puzzeln an. Urlaube, Brückentage und kurze Auszeiten der Kollegen wollen unter einen Hut gebracht werden. Dabei kann es schnell chaotisch zugehen: Der Vater mit schulpflichtigen Kindern muss seine zwei freien Wochen „unbedingt“ in den Schulferien nehmen. Die ledige Mitarbeiterin hat für dieselbe Zeit aber schon das Ferienhaus auf Lanzarote gebucht und zeigt sich uneinsichtig: „Sorry, das kann ich nicht mehr stornieren“. Und der Neue, der im vergangenen Herbst in der Abteilung angefangen hat, mag sich einfach nicht festlegen – „ja, drei Wochen am Stück auf jeden Fall, ich will da aber spontan bleiben.“

Vier Wochen Mindestanspruch auf Urlaub

Grundsätzlich darf jeder Arbeitnehmer innerhalb des Jahres einen bezahlten Urlaub nehmen, um sich von der Arbeit zu erholen. Das ist gesetzlich abgesichert. Die allgemeinen Regelungen dazu finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Hier ist auch die Mindesturlaubszeit von 24 Tagen festlegt. Allerdings gilt der entsprechende Paragraf nur für Arbeitnehmer mit einer Sechs-Tage-Woche. Wer dagegen regulär fünf Tage die Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch von 20 Tagen, also vier Wochen Jahresurlaub. Alle Urlaubstage darüber hinaus werden individuell über den Arbeitsvertrag vereinbart oder sind in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen festgelegt.

Die größten Probleme bei der Urlaubsplanung ergeben sich aber nicht durch die allgemeinen Regelungen, sondern durch die konkrete Praxis. Zum Beispiel dann, wenn viele Mitarbeiter einer Abteilung gleichzeitig Urlaub beantragen. Ist in so einem Fall die Funktionstüchtigkeit der Abteilung gefährdet – das Gesetz spricht hier von „dringenden betrieblichen Belangen“ –, darf der Vorgesetzte den Urlaubsantrag auch ablehnen. Zudem darf der Urlaub nicht immer automatisch dem ersten Antragsteller gewährt werden, die Vergabe hat auch „unter sozialen Gesichtspunkten“ zu erfolgen. Bedeutet: Eltern schulpflichtiger Kinder und Alleinerziehende haben (fast) immer Vorrang.
Wollen zwei Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub gehen und ist das nicht möglich, kann auch die konkrete Situation den Ausschlag dafür geben, wer die freien Tage erhält: Wer arbeitet länger im Unternehmen? Wer ist älter? Wer hat das größere Bedürfnis nach Erholung? Auch Ausgewogenheit spielt eine Rolle, zum Beispiel bei der Urlaubsvergabe zwischen Weihnachten und Neujahr. Musste ein Kollege im letzten Jahr im Büro oder im Laden die Stellung halten, während andere freihatten, sollte er in diesem Jahr seinen Urlaub gewährt bekommen. Wird die Abwechslung nicht berücksichtigt, kann die Stimmung im Team schnell kippen.

Nur mit Genehmigung in Urlaub fahren

Was Arbeitnehmer aber nicht dürfen: ohne Einigung mit Kollegen und Vorgesetzten trotzdem den Urlaub antreten. Das Problem tritt vor allem in kleinen Betrieben auf, in denen der Urlaub eher inoffiziell geregelt wird. Doch auf mündliche Absprachen ist nur bedingt Verlass, vor allem, wenn sie Monate im Voraus getroffen werden. Dann ist der Ärger vorprogrammiert, wenn beispielsweise im Juli ein Großauftrag hereinkommt, die Urlaubsreise aber schon gebucht ist. Wer sich in dieser Situation einfach verabschiedet – frei nach dem Motto: „Ich bin dann mal weg“ –, riskiert eine Abmahnung. Im schlimmsten Fall droht sogar die fristlose Kündigung.

Besser für alle Beteiligten ist es daher, die Urlaubswünsche schriftlich zu dokumentieren und sich den Urlaub vom Vorgesetzten genehmigen zu lassen. In größeren Unternehmen sind solche Prozesse längst institutionalisiert und werden zum Beispiel über Online-Plattformen abgewickelt. Doch auch in kleineren Betrieben lohnt es sich, zumindest die längeren Urlaubszeiten auf einem Team-Kalender zentral und übersichtlich einzutragen. Auch wer einen Urlaub schon frühzeitig buchen will, sollte sich vorher(!) eine schriftliche Genehmigung einholen. Denn muss die Reise storniert werden, weil der Urlaub doch nicht bewilligt wurde, hat man die Kosten allein zu tragen.

Rücknahme von Urlaub und Betriebsferien

Liegt dem Arbeitnehmer die Genehmigung vor, darf der Arbeitgeber den Urlaub nicht einfach wieder kassieren. Eine Zurücknahme durch den Chef oder die Chefin ist nur in Extremsituationen möglich, das zeigt die Rechtsprechung. Allenfalls kann der Arbeitgeber darum bitten, freiwillig auf ein paar Tage oder den ganzen Urlaub zu verzichten. Grundsätzlich kann der Vorgesetzte auch nicht darauf drängen, den Jahresurlaub zu stückeln. Denn laut Gesetz ist der Urlaub „zusammenhängend zu gewähren“. Auch wenn nur die wenigsten Arbeitnehmer alle Urlaubstage auf einmal nehmen – zumindest haben sie einen Anspruch darauf, zwei Wochen am Stück verreisen zu dürfen.
In bestimmten Fällen darf der Arbeitgeber aber vorschreiben, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub aufteilt oder zu einem festgelegten Zeitpunkt nimmt. Nämlich dann, wenn der Arbeitgeber Betriebsferien anordnet und das Unternehmen geschlossen Pause macht. Allerdings gibt es eine Reihe von Bedingungen, die der Arbeitgeber beachten muss: Betriebsferien dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub umfassen, sondern nur 60 Prozent. Als Faustformel gelten zwei Wochen. Betriebsferien müssen mit ausreichend Vorlauf angekündigt werden – in der Regel sechs Monate – und bedürfen auch immer der Zustimmung durch den Betriebsrat.

Zwei Irrtümer bei der Urlaubsplanung

Zuletzt gilt es noch, zwei populäre Irrtümer aufzuklären. Irrtum Nummer 1: Heiligabend und Silvester sind halbe Feiertage. Das stimmt nicht. Der erste und zweite Weihnachtstag (25./26.12.) sowie Neujahr (1.1.) sind gesetzliche Feiertage, Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) aber nicht. Halbe gesetzliche Feiertage gibt es generell nicht. Heißt also: Arbeitnehmer müssen für beide Tage jeweils einen ganzen Urlaubstag beantragen. Viele Arbeitgeber kommen aber hier ihren Angestellten entgegen und geben ihnen bereits einen halben oder den ganzen Tag frei. Die entsprechenden Regelungen sind dann im Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. in einer Betriebsvereinbarung festgehalten.
Der zweite Irrtum: Man kann immer Resturlaub ins neue Jahr mitnehmen. Auch das stimmt nicht. Grundsätzlich muss man den Urlaub im jeweiligen Kalenderjahr vollständig nehmen, andernfalls verfällt er. Ein Übertrag ist nur möglich, wenn es einen triftigen Grund gibt, zum Beispiel eine Urlaubssperre am Jahresende oder eine längere Erkrankung. Auch in diesem Fall sind abweichende vertragliche Vereinbarungen möglich. In der Regel muss man dann aber den Resturlaub bis zum 31. März antreten, sonst ist er endgültig verfallen. Zwei Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem November 2018 zwingen Arbeitgeber dazu, beim Resturlaub aktiver vorzugehen.

Kurzum: Die Urlaubsplanung ist in jedem Unternehmen eine komplexe Angelegenheit. Zwar hat letztendlich der Vorgesetzte bzw. der Arbeitgeber das sogenannte „Direktionsrecht“. Sprich: Er oder sie kann – innerhalb des gesetzlichen Rahmens – entscheiden, wer wann arbeitet und wer wann Urlaub nimmt. Langfristig gesehen ist es für alle Beteiligten aber besser, die Urlaubsplanung frühzeitig anzugehen, im Team kollegial abzustimmen und schriftlich festzuhalten. So kommt jeder zu seinem Recht und kann sich auch auf den nächsten Urlaub freuen.

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