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Kann das weg? Verträge, Rechnungen und Co. richtig aufbewahren

16.08.2012 - Versicherungstipp

Täglich flattert Post ins Haus und der private Papierberg wächst und wächst. Wer den Überblick nicht verlieren will, kann in wenigen Schritten Ordnung schaffen. CosmosDirekt erklärt, worauf zu achten ist und welche Dokumente nicht voreilig entsorgt werden sollten.

Ob Geburtsurkunde, Sozialversicherungsausweis oder Unterlagen zur Hausratversicherung: Zur Hand nehmen muss man diese Dokumente nur selten und es ist so herrlich einfach, sie in der Schreibtischschublade verschwinden zu lassen. Das spätere Wiederfinden gestaltet sich dann aber umso schwieriger. Gut, wenn man in dringenden Fällen weiß, wo zu suchen ist.

Tipp 1: Schluss mit der Zettelwirtschaft
Alle Unterlagen sollten am besten so sortiert und abgeheftet werden, dass sie schnell griffbereit sind. Einzelne, nach Themen getrennte Ordner schaffen einen guten Überblick. Zusammengehörige Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunden sollten gemeinsam aufbewahrt werden. Daneben lassen sich die Unterlagen rund ums Haus oder die Wohnung sowie Bank- oder Versicherungsdokumente in entsprechenden Ordnern sammeln.

Tipp 2: In doppelter Ausführung
Es ist ratsam, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. „Die Aufstellung hilft der Hausratversicherung im Schadenfall, die Kosten zu beziffern“, sagt Sabine Kreutzer-Martin, Expertin bei CosmosDirekt.

Tipp 3: Regelmäßiger Unterlagencheck
Damit die Papierberge nicht zu groß werden, sollte man alle drei bis fünf Jahre einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden sollten als andere (siehe Tabelle). Also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht.

Tipp 4: Richtig entsorgen
Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Immer wieder nutzen Identitätsdiebe private Informationen für ihre Betrügereien. Deshalb ist stets Vorsicht geboten.

Tipp 5: Digitale Dokumentenablage nutzen
Mit der wachsenden Bedeutung des Internets werden Dokumente immer häufiger digital zur Verfügung gestellt. Per E-Mail empfangene Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, sollten in speziell eingerichteten, thematischen Ordnern gespeichert werden. Es ist sicherer, wichtige Dokumente immer an zwei getrennten Orten abzulegen – etwa auf der internen und zusätzlich auf einer externen Festplatte.

Noch praktischer sind Online-Plattformen, zum Beispiel von Banken und Versicherungen, auf denen Kontoauszüge und Schreiben hinterlegt sind. So bietet CosmosDirekt in dem persönlichen Versicherungsordner meinCosmosDirekt die Möglichkeit, Angebote und Verträge zu speichern und Daten zu verwalten. Der Vorteil der digitalen Dokumentenablage ist es, dass die Unterlagen jederzeit abrufbar sind – ob zu Hause am Computer oder unterwegs auf dem Smartphone. Um die Daten optimal zu schützen, ist das Passwort genauso vertraulich zu behandeln wie die Konto-PIN.

Empfehlung für Privathaushalte:In der Regel reicht es aus, folgende Aufbewahrungsfristen* einzuhalten:

Ein Leben lang
  • Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
  • Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufabschlüsse
  • Ärztliche Gutachten
  • Belege über Wohneigentum
Mindestens bis zur Rente
  • Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)
Für die gesamte Laufzeit
  • Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
  • Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)
Für die gesamte Gebrauchsdauer
  • Nachweise für die Hausratversicherung (z.B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)
30 Jahre
  • Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen
4 Jahre
  • Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
3 Jahre
  • Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen
2 Jahre
  • Kassenbelege (Garantiezeit in der Regel zwei Jahre)
  • Handwerkerrechnungen
  • * Bitte beachten Sie, dass in Einzelfällen Ausnahmen gelten können.


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Pressekontakt CosmosDirekt

Stefan Göbel